Gjelder; Felleskriterier, kommunal og fylkeskommunal

Kriterie-id 2199

Virksomheten skal ha innkjøpsrutine(r) som sikrer at målene de har satt seg for klima, miljø og arbeidsmiljø blir ivaretatt i hvert enkelt innkjøp. Relevante rutiner skal være kjent for alle som foretar innkjøp/bestillinger.

Presisering:

Kriteriet gjelder innkjøp/bestillinger som gjøres på eksisterende avtaler (avrop). Rutiner for å inngå nye rammeavtaler eller andre større innkjøp som krever konkurransegjennomføring dekkes av kriterium 2198.

Hensikten med kriteriet er å sikre at alle innkjøpere tar miljøhensyn hver gang det gjennomføres et innkjøp/bestilling, og at man alltid vurderer behovet før man gjør nye innkjøp. Følgende spørsmål kan være relevante å inkludere i en innkjøpsrutine:

• Hva er behovet vårt?
• Kan behovet løses på andre måter enn å kjøpe noe nytt, for eksempel ved å leie eller kjøpe brukt? Kan vi ombruke noe vi allerede har?
• Kan behovet dekkes av et produkt med lavere miljøbelastning?
• Hvilke miljøkrav kan vi stille for å sikre at vi kjøper et miljøvennlig alternativ?
• Hvordan sikrer vi at vi ikke kjøper inn for mye?

For å nå målene må rutinene følges ved alle innkjøp. Relevante rutiner for innkjøp skal derfor være kjent og lett tilgjengelig for alle som foretar innkjøp i virksomheten.

Virksomheten bør vurdere jevnlig om rutinene for innkjøp trenger justering eller oppdatering. Miljøfyrtårn anbefaler at dette skjer ved evaluering av tiltakene og når mål for innkjøp revideres (ref kriterium 2194).

Anbefalinger

Virksomheten har stor mulighet til å redusere miljøpåvirkningen fra innkjøp ved å være bevisst på hvilke varer og tjenester man kjøper. Selv om det vanligvis er innkjøpsavdelingen/innkjøpsansvarlig på hovedkontoret som inngår nye rammeavtaler for kommunen/fylkeskommunen, har alle som gjør innkjøp på eksisterende avtaler mulighet til å redusere miljøpåvirkningen gjennom valgene de tar for hva og hvor mye de kjøper. Dette kriteriet bør derfor svares ut både av hovedkontoret og av de underenhetene som gjør egne innkjøp/bestillinger på rammeavtaler (avrop).

En god tilnærming kan være å lage spesifikke innkjøpsrutiner for underenhetene, som er relevant for den typen innkjøp virksomheten gjør selv. Man kan for eksempel si at det mest miljøvennlige alternativet innenfor rammeavtalen er standardvalget, og innkjøp av andre alternativer må avtales med leder.

Miljøfyrtårn har laget en veileder som kan hjelpe med utforming av rutiner for innkjøp.

Dokumentasjon:

• Innkjøpsrutine(r) som ivaretar følgende punkter:
  • Gjennomføring av behovsanalyse før innkjøp for å redusere mengden nye innkjøp der det er mulig.
  • Krav til varer/tjenester.
• Beskrivelse av hvordan rutinene gjøres kjent for alle som foretar innkjøp.
• Ved resertifisering skal virksomheten i tillegg dokumentere eksempler på bruk av rutinene for innkjøp.