Gjelder; Felleskriterier, kommunal og fylkeskommunal

Kriterie-id 2198

Virksomheten skal ha innkjøpsrutine(r) som sikrer at målene de har satt seg for klima, miljø og arbeidsmiljø blir ivaretatt i konkurransegjennomføring.

Presisering:

Kriteriet gjelder rutiner for å inngå nye rammeavtaler og andre større innkjøp som krever konkurransegjennomføring. Bestillinger av varer og tjenester på eksisterende avtaler (avrop) dekkes av kriterium 2199.

Hensikten med kriteriet er at virksomheten aktivt bruker sin påvirkningskraft til å gjøre verdikjeden mer bærekraftig.

Rutinene for innkjøp skal minimum inneholde:

• Behovsanalyse. Rutinene skal sikre at virksomheten vurderer om det er et reelt behov for å kjøpe inn noe nytt, om det kan skaffes brukt eller om behovet kan løses uten innkjøp, for eksempel ved ombruk.
• Krav til varer/tjenester og leverandører. Rutinene skal sikre at virksomheten vurderer hvilke miljøkrav det er relevant å stille ved hver kontraktinngåelse. Rutinen bør legge føringer for at man som minimum skal stille krav til at leverandøren benytter et tredjepartssertifisert miljøledelsessystem under utførelsen av kontrakten og at varer er merket med anerkjent miljømerke, der det er relevant og der markedet kan levere dette.
• Rutine for oppfølging av kontrakter. Rutinene skal hjelpe virksomheten å planlegge for god kontraktsoppfølging for å sikre at miljøkravene oppfylles i hele kontraktsperioden.

Virksomheten bør vurdere jevnlig om rutinene for innkjøp trenger justering eller oppdatering. Miljøfyrtårn anbefaler at dette skjer ved evaluering av tiltakene og når mål for innkjøp revideres (ref. kriterium 2194).

Se tilleggsveiledning for flere anbefalinger, hjelpemidler og veileder til innkjøpsrutine.

Anbefaling:

I en kommune/fylkeskommune er det spesielt viktig å stille miljøkrav når man inngår nye rammeavtaler eller gjennomfører andre store anskaffelser som krever konkurransegjennomføring. Det er vanligvis innkjøpsavdelingen/innkjøpsansvarlig i kommunen/fylkeskommunen som har ansvar for dette. For virksomheter som er sertifisert med hovedkontormodellen, anbefales det derfor at hovedkontoret svarer ut dette kriteriet.

Dokumentasjon:

Innkjøpsrutiner for konkurransegjennomføring som ivaretar følgende punkter:

• Behovsanalyse
• Krav til varer/tjenester og leverandører
• Rutine for kontraktinngåelse og oppfølging av kontrakter

Ved resertifisering skal virksomheten i tillegg kunne vise til eksempler på bruk av rutinene.